Чек-лист подготовки к участию в выставке WorldFood Moscow 2025

Специально для участников WorldFood Moscow 2025 мы подготовили чек-лист, который поможет не упустить из виду ни один шаг в период активной подготовки к выставке

Международную осеннюю выставку продуктов питания WorldFood Moscow посещают 22 500 специалистов розничной и оптовой торговли, сегмента общественного питания, а также дистрибьюторов и производителей продуктов питания. Но для того, чтобы ваше участие в выставке было эффективным и именно на ваш стенд пришло максимальное количество посетителей, нужно предусмотреть многие детали и тщательно подготовиться.

Воспользуйтесь чек-листом, который мы подготовили для экспонентов выставки WorldFood Moscow 2025, чтобы проверить свою готовность к участию.

Подготовка выставочного стенда

Стенд — это лицо вашей компании на выставке. То, насколько он будет привлекательным и качественно оформленным, во многом определяет интерес посетителей к вашим товарам или услугам. Поэтому прежде всего стоит убедиться, что вы учли все нюансы при подготовке своего стенда.

Убедитесь, что вы:

• Подписали договор с организатором, выбрали и подтвердили место, площадь и конфигурацию стенда.
• Определили задачи участия в выставке, и понимаете, кто ваша целевая аудитория и какую продукцию вы будете представлять на своем стенде.
• Заказали стандартную застройку стенда от Организатора, либо выбрали подрядчика на дизайн и проектирование стенда. Обратите внимание, что сторонний застройщик должен пройти процедуру аккредитации в «Крокус Экспо».
• Заказали необходимую дополнительную мебель и оборудование.
• Заказали все необходимые вам технические подключения (электричество, вода, Wi-Fi).
• Заказали услуги дополнительной уборки и охраны стенда (при необходимости).
• Спланировали и согласовали с организатором график активностей на стенде (промо-активности, розыгрыши, презентации и т. д.).
• Оформили заявки на ввоз и вывоз оборудования и экспонатов, заказали услуги доставки и логистики.

Подготовка команды к участию

Эффективная подготовка сотрудников — важный фактор успешного участия в выставке. От профессионализма и активности персонала на стенде зависит количество новых полезных знакомств и контактов, которые может получить ваша компания. Убедитесь, что ваша команда полностью готова к работе на выставке.

Убедитесь, что вы:

• Рассчитали и определили список персонала, который будет работать на выставке.
• Заказали дополнительный персонал для работы на выставке (при необходимости).
• Составили график работы персонала на выставке, определили и распределили функционал и зоны ответственности.
• Забронировали гостиницы и купили билеты для всех сотрудников, работающих на выставке (если ваша компания располагается не в Москве).
• Заказали дополнительные беджи для персонала (базовое количество беджей рассчитывается по формуле «один бедж на каждые 3 кв. м выставочной площади»).
• Заказали промо-беджи для работы промо-персонала на выставке.
• Внесли данные о компании и всех членах своей команды в личный кабинет участника. Ссылку и пароль для доступа в личный кабинет можно запросить у координатора выставки.
• Составили график встреч с клиентами и партнерами на выставке.
• Назначили организационные собрания с командой перед выставкой и в дни проведения выставки.
• Установили всем членам команды мобильное приложение WorldFood Connect, в котором во время выставки будет работать сервис «Лидсканирование» для сбора и обработки контактов и «Матчмейкинг» — система рекомендаций посетителей выставки для вашей компании.

Продвижение вашего участия

Начинайте рекламные активности и информирование о своем участии в выставке WorldFood Moscow 2025 заблаговременно, чтобы получить максимально положительные результаты. Выставка предоставляет множество инструментов для продвижения, которые помогут сделать ваше участие еще более эффективным и результативным.

Убедитесь, что вы:

• Заказали дополнительную рекламу на площадке, либо в информационных каналах выставки (при желании).
• Рассмотрели спонсорские возможности на выставке (при желании).
• Рассмотрели возможность интеграции вашей продукции в спецпроекты выставки (при желании).
• Направили организатору новость для анонса участия вашей компании на выставке. Воспользоваться этой опцией можно абсолютно бесплатно.
• Подали заявку на бесплатное включение информации о своей продукции в ежемесячный новостной дайджест выставки через своего менеджера.
• Проанонсировали участие вашей компании в выставке по всем своим коммуникационным каналам (сайт, рассылки, соцсети и т. д.).
• Пригласили ваших клиентов и партнеров на свой стенд на выставке.
• Получили персональный промо-код вашей компании для регистрации посетителей у координатора или маркетолога выставки.
• Распространили индивидуальный промо-код вашей компании через свои коммуникационные каналы.
• Подготовили сувениры и промо-продукцию для посетителей.
• Заказали видео- и фотосъемку на выставке (при необходимости).
• Подготовили план информационных активностей на дни выставки (участие в интервью, публикации в СМИ и на сайте, публикации в социальных сетях компании).

Надеемся, этот чек-лист поможет вам систематизировать подготовку к выставке WorldFood Moscow 2025 и успешно реализовать на площадке все поставленные задачи. Если у вас появятся вопросы по участию, вы всегда можете обратиться к менеджерам выставки за помощью.